par DITA Molière Au cours de la dernière décennie, DITA, une norme ouverte basée sur XML, a gagné en popularité dans le domaine de la communication technique. DITA permet aux entreprises de publier du contenu technique intelligent et cohérent tout en réduisant les coûts. Les entreprises qui utilisent DITA améliorent l’efficacité de leurs processus en réutilisant le contenu entre les différentes plateformes, ce qui, en retour, réduit les coûts de localisation. Les avantages de la migration vers la norme de contenu structuré incluent également une meilleure expérience utilisateur et une gestion optimisée du contenu.
Cependant, certaines entreprises ne parviennent pas à atteindre le retour sur investissement attendu à la fin de leur déploiement. Par exemple, WhP, un prestataire de services de localisation spécialisé dans le contenu technique qui opère dans le monde entier, a constaté que sur 100 clients (potentiels et confirmés), 75 % ont déclaré ne pas avoir obtenu les résultats attendus 2 ans après la fin de leur projet de migration, bien que leur processus ait atteint leur pleine maturité. Dans ce blog, vous découvrirez pourquoi les entreprises ne parviennent pas à migrer efficacement vers DITA et comment y remédier.
Qu’est-ce que la localisation et comment fonctionne-t-elle ?
Pour qu’une entreprise puisse exploiter DITA de manière efficace, sa stratégie de contenu peut nécessiter certains ajustements. Les responsables de la documentation et les rédacteurs techniques peuvent modifier certains contenus durant la migration. La réutilisation du contenu est aussi faible et les mémoires de traduction peuvent être réduites tout au long du processus. Les coûts de traduction peuvent augmenter lors de la première année, mais seront compensés une fois le premier cycle de traduction terminé.
Regardons d’abord le processus de localisation et comment il fonctionne.
La traduction désigne le processus qui consiste à transférer du contenu dans une autre langue. La localisation n’implique pas uniquement la traduction. Elle consiste également à adapter le contenu aux marchés ciblés dans le contexte de la mondialisation. Les entreprises gèrent et commercialisent leurs produits et/ou services à l’échelle mondiale.
La localisation repose sur un certain nombre de principes majeurs :
Filtres et segmentation
Le contenu à traduire est sélectionné et extrait du contenu XML/DITA verbeux. Il est ensuite fragmenté en une liste de segments avec leur contexte.
Mémoires de traduction (MT)
Les segments sources sont sauvegardés sous forme de données avec leur traduction et leur contexte correspondants. Les traductions terminées précédemment sont réutilisées et seules les mises à jour sont traduites.
Bases terminologiques
Elles rassemblent en un seul et même endroit les termes clés, leur contexte et leur traduction.
Flux de travail
Il s’agit de la succession des tâches de traduction et de révision d’un ensemble de fichiers.
Les systèmes de gestion des traductions facilitent ces processus de traduction dans le cas de gros volumes de fichiers. Ils automatisent les flux de travail et garantissent une efficacité de traduction maximale.
Il est aussi important d’utiliser les bonnes ressources pour gérer efficacement la localisation. Un guide de style définira le ton à suivre pour les langues cibles. De plus, la maîtrise du sujet et du produit garantit une bonne gestion tout au long du processus avec toutes les parties prenantes.
Pourquoi les entreprises ne parviennent-elles pas à atteindre leurs objectifs et comment y remédier ?
Modèle d’information
La manière dont vous concevez votre modèle d’information DITA détermine le succès du processus de localisation. Vous devez toujours prêter attention à la structure et à la qualité de votre contenu en langue source, et ce, même en dehors d’un processus de localisation. Voici quelques moyens qui permettent d’y parvenir en utilisant DITA et MadCap IXIA CCMS.
1. Stratégie de réutilisation
La réutilisation du contenu et les économies de coûts qui en découlent sont les mesures qui motivent le plus les entreprises à migrer vers DITA. Pour implémenter cette stratégie correctement, les équipes de rédaction ont besoin d’une stratégie clairement définie afin de déterminer quel contenu peut être réutilisé et comment.
- Le contenu DITA est modulaire ; vous pouvez réutiliser des sections, aussi appelées « rubriques », dans plusieurs livrables. Par exemple, une rubrique peut être ajoutée à divers produits, versions ou documentations de clients. Les bibliothèques de contenus réutilisables peuvent être utiles pour les notes et les informations sur la sécurité.
- Les conditions permettent de personnaliser le contenu pour divers publics, en ajoutant des attributs au sein d’une rubrique au lieu d’en créer plusieurs versions. Les conditions doivent être implémentées au niveau des rubriques. En cas d’utilisation sur une partie de la phrase, le traducteur ou la traductrice ne pourra pas tenir compte des autres traductions de la phrase dans la langue cible.
- Une rubrique peut être utilisée pour plusieurs produits grâce à des variables telles que les noms de produits. Les variables doivent être utilisées avec précaution afin d’éviter les problèmes de qualité dans le contenu traduit, comme une utilisation incorrecte du genre. Elles ne doivent ni être précédées par des articles ni contenir des noms déclinables.
2. Au-delà du contrôle du rédacteur technique
Une partie du contenu échappe au contrôle des rédacteurs techniques. Celle-ci est créée, gérée et traduite en dehors du système de gestion de contenu par composant (CCMS) et inclut les noms de marques et de produits ou les termes de l’interface utilisateur. Grâce à DITA, ce contenu externe peut être référencé et géré indépendamment de la documentation en utilisant des clés. Les rédacteurs techniques peuvent traduire la documentation avant que le contenu externe ne soit traduit.
3. Contenu dépendant du pays
Le contenu peut varier en fonction du pays ciblé. Même lorsque différents pays utilisent la même langue, certains éléments tels que les adresses, les unités de mesure, les liens et d’autres normes changent d’un pays à l’autre. Par exemple, si le mot « Canada » dans une version anglaise est traduit par « España » dans la version espagnole, une erreur est introduite dans la mémoire de traduction et peut causer des problèmes de traduction.
Pour éviter ces désagréments, vous pouvez appliquer des conditions pour sélectionner la rubrique appropriée lorsque le contenu varie. Vous pouvez également utiliser des clés pour injecter des variables dépendant du pays dans le contenu. Une autre astuce consiste à exclure de la traduction les contenus qui dépendent des pays (comme les adresses) en utilisant l’attribut @translate et en lui affectant la valeur « no ». Le contenu en question ne sera pas traduit.
4. Contenu redondant
Un contenu redondant désigne un contenu identique qui apparaît dans deux ou plusieurs occurrences. Cette répétition rend plus difficile la mise à jour du contenu source, augmente les coûts de traduction et génère des incohérences entre le contenu source et le contenu traduit. Voici comment éviter ce problème :
- En ce qui concerne les liens entre les rubriques, le titre de la rubrique liée est souvent codé en dur dans le lien. Dans DITA, les liens internes sont intégrés de manière automatique. Il est donc rarement nécessaire de les coder en dur.
- Il est possible de gérer facilement les références entre les cartes en créant une liste centralisée des titres de publication, lorsqu’aucune automatisation n’est possible. Ces titres peuvent être référencés grâce à des clés.
- Les titres de navigation dans la table des matières ne doivent pas être codés en dur.
- Pour créer des résumés d’ensembles de rubriques, vous pouvez utiliser une référence de contenu au lieu de copier-coller de courtes descriptions.
5. Format graphique
La localisation des images matricielles est un processus fastidieux et coûteux. Idéalement, les images qui contiennent du texte doivent être créées sous forme de graphiques vectoriels, ce qui permettra de localiser le texte sans modifier l’image.
6. Captures d’écran
La gestion des captures d’écran dans différentes langues prend du temps et retarde la livraison de la documentation. Une méthode efficace consiste à stocker les captures d’écran sous forme de graphiques vectoriels, créés une seule fois dans la langue source et intégrés de manière automatique grâce à des mémoires de traduction qui vont générer les versions traduites dans la langue cible.
Qualité du contenu
Pour faciliter la localisation, il est conseillé d’utiliser un contenu cohérent composé de phrases courtes et rédigé avec un style direct.
Un contenu concis et direct est plus susceptible d’avoir un impact positif sur les mémoires de traduction et réduira la marge d’erreur. Les traducteurs pourront également comprendre et traduire le contenu plus rapidement.
Le contenu conditionnel et l’inclusion de contenu peuvent aider à accroître la réutilisation du contenu. Ils doivent néanmoins être utilisés avec parcimonie. Sinon, ils rendent impossible la traduction du contenu et entraînent des problèmes, des interrogations de la part des traducteurs et des coûts imprévus pour gérer les exceptions.
Les rédacteurs doivent également éviter les spécificités linguistiques, dont les jeux de mots, les acronymes et les références culturelles qui sont difficilement traduisibles dans d’autres langues ou qui reposent sur des connaissances standard.
Il est préférable d’utiliser l’anglais comme langue source lorsqu’il est possible de trouver des traducteurs compétents à un prix raisonnable (90 % des traducteurs travaillent depuis l’anglais vers leur langue maternelle).
Voici quelques bonnes pratiques pour maintenir un contenu de qualité. Ces pratiques peuvent être implémentées lors de la mise à jour du contenu ou lors des maintenances programmées.
- L’anglais technique simplifié (Simplified Technical English), qui est généralement trouvé dans l’industrie aéronautique, peut être appliqué dans d’autres secteurs. Il suffit d’ajouter des glossaires, un style direct et des phrases courtes pour faire toute la différence.
- Les règles Schematron permettent de réaliser des contrôles de performance et garantissent que le contenu suit certains critères.
- Travailler avec des solutions d’entreprise comme Acrolinx et Congree pour améliorer la qualité du contenu peut fournir de précieuses informations.
- Les évaluations par les pairs sont un gage de cohérence et jouent un rôle clé.
En plus de limiter le risque d’erreurs de traduction, un contenu de qualité réduit également les coûts de traduction et contribue à fournir une meilleure expérience utilisateur.
Localisation
La localisation est souvent considérée comme un processus distinct de la migration DITA, puisqu’elle requiert de faire appel à une organisation différente de la gestion de documentation. Cependant, cet investissement est souvent nécessaire. La plupart des entreprises ont très peu de connaissances en matière de format DITA, voire aucune, ce qui peut nuire à la qualité du contenu et à l’efficacité des processus.
L’erreur la plus répandue est le manque de références multilingues. Le contenu est traduit dans un système de gestion des traductions (TMS) et la référence est enregistrée dans la mémoire de traduction. Il est ensuite envoyé au CCMS où il est révisé et corrigé, sans que les modifications soient mises à jour dans le système de gestion des traductions. Quand un nouveau contenu doit être traduit, les mémoires de traduction et le traducteur proposent des traductions erronées.
Pour éviter cet écueil, il est indispensable de réaliser une révision linguistique de sorte que les mémoires de traduction soient à jour et que le traducteur puisse bénéficier de l’expertise du réviseur. Cette approche nécessite un éditeur WYSIWYG (une interface en temps réel), tel que la solution Augmented Review de WhP. Cela évite de devoir corriger du contenu déjà publié et permet de maintenir les mémoires de traduction à jour. De plus, implémenter un processus d’abandon progressif des mémoires de traduction contribue au maintien de la qualité du contenu.
Contrairement à la localisation continue, où le contenu ne peut être envoyé à la localisation que lorsqu’il est approuvé, puis livré lorsqu’il est prêt, la localisation agile est un processus dynamique. Les projets de localisation sont lancés à chaque nouveau sprint, terminés et livrés au cours de celui-ci, ce qui accélère le flux de travail.
Bien que la documentation agile présente des avantages reconnus, de nombreuses entreprises se montrent réticentes, car elles préféreraient avoir un budget final avant d’approuver la localisation et parce qu’un travail préliminaire est nécessaire avant la localisation du contenu.
Comment IXIA CCMS peut-il simplifier vos processus de localisation ?
Agile, incrémental, en cascade
Dans IXIA CCMS, les coordinateurs de localisation peuvent envoyer du contenu à traduire par phases ou rubriques dès qu’elles sont finalisées, sans avoir besoin d’attendre qu’un document entier soit terminé. La rédaction et la localisation peuvent être réalisées simultanément. Les traducteurs reçoivent un package comprenant une sortie du document en langue source pour leur permettre de comprendre le contexte.
Localisation d’instantanés
Créés lors de la livraison au client ou lors de la sortie d’une nouvelle version du produit, les instantanés capturent une carte à un moment donné et répertorient toutes les rubriques qu’elle contient, ainsi que leur numéro de révision respectif. Les instantanés vous permettent d’identifier facilement une documentation précédente et de la mettre à jour, de générer la sortie d’une version antérieure ou de la traduire dans une langue cible supplémentaire.
Révision et traduction
IXIA CCMS permet aux utilisateurs de réaliser une révision finale du contenu localisé avant qu’il ne soit livré au client. S’il n’est pas approuvé, le contenu peut être signalé et renvoyé au prestataire de services linguistiques (LSP) pour être corrigé, ce qui permet ainsi de s’assurer que les mémoires de traduction sont à jour.
Langues pivots
Utiliser une langue pivot, telle que l’anglais, à partir de laquelle votre contenu peut être traduit vers les langues cibles si votre contenu n’est pas rédigé en anglais, est une solution efficace. Cette approche permet de réduire les coûts de localisation et la complexité du processus.
Graphiques
Les graphiques achevés peuvent être étiquetés et extraits automatiquement en vue de leur traduction en utilisant un kit de localisation d’images. IXIA CCMS permet aux utilisateurs de gérer plusieurs versions d’une image dans un contenu localisé (résolutions, version papier ou pour le web, etc.).
Automatisation
IXIA CCMS peut être connecté à un système de gestion des traductions (TMS) afin d’envoyer et de recevoir du contenu. La fonctionnalité Localization Scheduler de la solution IXIA CCMS permet de planifier un échange de contenu à intervalles réguliers.
Pour conclure, gardez à l’esprit que les problèmes liés au processus de localisation résultent d’une stratégie commerciale et d’objectifs imprécis. La localisation doit faire partie intégrante de toute stratégie de contenu. Dans le cas contraire, les entreprises risquent de devoir tout reconsidérer à terme, ce qui les conduira à dépenser plus de temps, d’argent et de ressources.
Le fait de réviser et de remettre en question votre contenu vous permettra de créer la stratégie adéquate pour tirer pleinement parti de vos processus de localisation. IXIASOFT et WhP peuvent vous accompagner dans cette initiative.
À l’origine, cet article de blog a été présenté par Dominique Trouche de WhP et Henrietta Taylor d’IXIASOFT dans le cadre d’un webinaire IXIAtalks.
Cet article a été écrit en anglais par Amandine Mondélice, coordinatrice marketing au sein de l’équipe MadCap IXIA CCMS et traduit par Meryem MURAT, étudiante en master TSM à l’université de Grenoble avec l’aimable autorisation de MadCap.